Reducir costos, optimizar tiempo y lograr mejores resultados, parece complicado, pero es más sencillo y práctico de lo que parece.
Para lograr los objetivos, es esencial contar con las herramientas adecuadas y seguir los siguientes pasos:
Identificar el problema
Es importante conocer el problema de negocio o el requisito de alcance, para abordar exitosamente el análisis. Necesitamos conocer y entender cada detalle relacionado a las necesidades que se tienen, utilizar un lenguaje común y, que todos los responsables estén alineados en términos de alcance y entregables.
- Identificar los procesos que están en el campo de actuación, y en qué orden deben ser analizados.
- Definir lo que significa cada proceso en el contexto de los negocios y hacer una breve exposición de motivos (para qué fue proyectado el proceso).
- Aclarar cada proceso en una secuencia, por nivel orgánico, el departamento y su función.
- Establecer las posiciones organizativas implicadas en el proceso (nombres de las personas clave).
- Identificar los sistemas de TI clave en el proceso.
- El esfuerzo estimado, el enfoque y los costos para analizar cada proceso.
Estudiar cuáles y cómo son los análisis de procesos de negocios actuales
Es esencial comprenderlos por medio de un formato cuantificable y de fácil entendimiento, para tomar las decisiones correspondientes con respecto a qué cambiar y ver cuál será el impacto o valor añadido.
Procure elaborar una lista con todos los detalles, describiendo claramente:
- Las actividades.
- Las funciones.
- Las interacciones entre los procesos.
- Los sistemas actualmente en uso.
Analizar las métricas
Este paso permitirá que los cambios sean determinados por los responsables, de forma reactiva o de acuerdo con las estrategias de negocio.
Gracias a la supervisión de estos números, tendremos una base cuantitativa para comparar costes, tiempo invertido en cada ciclo, pasos desde la entrada hasta la salida, porcentajes de volumen, etc.
